BAB I
PENDAHULUAN
Latar Belakang
Universitas Winaya Mukti didirikan oleh Yayasan Pendidikan Tinggi Winaya Mukti tepatnya pada tanggal 26 Juli 1990 melalui Surat Keputusan No. 257/SK-II/1990. Pendirian UNWIM tersebut kemudian dikukuhkan melalui Surat Keputusan Menteri Pendidikan RI No. 0141a/0/1991 pada tanggal 25 Maret 1991. UNWIM merupakan lembaga pendidikan ilmu pengetahuan, teknologi dan seni yang kemudian mendirikan Yayasan Pendidikan Tinggi Winaya Mukti yang mempunyai arti lingkungan pendidikan yang maju selaras dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi.
Visi penyelenggaran pendidikan di UNWIM adalah “Menjadikan UNWIM sebagai Lembaga Pendidikan maju selaras dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi Dari visi tersebut ada tiga misi utama yang harus menjadi tujuan pokok dalam pengelolaan di UNWIM yaitu :
Meningkatkan pengetahuan dan keterampilan mahasiswa dalam bidang ilmu pengetahuan dan teknologi.
Meningkatkan kemampuan akademis dan kesejahteraan para dosen dan instruktur.
Meningkatkan profesionalisme manajemen UNWIM.
Bagian Administrasi Akademiki UNWIM merupakan salah satu penunjang keberhasilan pendidikan di Fakultas Ekonomi UNWIM, di mana bagian ini mempunyai fungsi sebagai berikut :
Perencanaan, pembangunan dan pengembangan untuk keberhasilan penyelenggaraan pendidikan.
Pelayanan administrasi terhadap seluruh bagian di Fakultas Ekonomi UNWIM.
Pengelolaan ketatausahaan.
Pelaksanaan fungsi tersebut akan berjalan lancar apabila ditunjang oleh teknologi informasi yang baik, yang tidak hanya mencakup penyediaan sistem, infrastruktur, jaringan, sarana dan prasarana, namun diperlukan upaya yang sistematis dan sungguh-sungguah untuk mengembangkan sumberdaya manusia (SDM) yang memahami dalam penggunaan teknologi informasi.
Yang dimaksud dengan SDM adalah personil yang melakukan aktivitas yang berhubungan dengan telekomunikasi, media dan informatika sebagai pengelola, pengembang, pendidik, dan pengguna di lingkungan Universitasi Winaya Mukti. Termasuk dalam pengertian SDM tersebut adalah personil yang bekerja di bidang Administrasi dan pelayanan informasi
Konsep pengembangan sumber daya manusia di bidang teknolog informasi ditujukan untuk meningkatkan kualitas, kuantitas dan pendayagunaan SDM dengan tujuan untuk mengatasi kesenjangan digital (digital divide), kesenjangan informasi dan meningkatkan kemandirian pegawai dalam pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi secara efektif dan optimal.
Pengembangan SDM di bidang teknologi informasi tidak hanya tertuju pada pengembang dan pengelola informasi dalam berbagai kepentingan baik komersial maupun non komersial, tetapi juga kepada masyarakat sebagai pengguna. Hal tersebut didasarkan pada pertimbangan bahwa upaya mendorong keahlian dalam pengembangan jaringan, sarana, aplikasi dan informasi kurang bermakna apabila tidak diakses oleh pegawai yang kondisi umumnya pada tingkat kesadaran, pengetahuan dan keterampilan (skill) di bidang ini masih rendah.
Berdasarkan gambaran masalah yang telah dikemukakan di atas, penulis tertarik untuk membahas mengenai implementasi penerapan teknologi informasi di Bagian Administrasi Akademik Universitas Wianaya Mukti.
Isu Aktua
Secara umum untuk menggambarkan kondisi SDM pada bagian Administrasi Universitas Winaya Mukti adalah dapat dilihat dari belum terselenggaranya akses teknologi informasi dan komunikasi yang sesuai dengan kemajuan teknologi bagi kalangan sivitas akademika UNWIM.
1.3 Lingkup Bahasan
Dengan adanya isu aktual tersebut maka perlu ditindak lanjuti dan dilakukan perumusan masalah, sehingga akan ada pedoman untuk menentukan langkah-langkah perbaikan ke arah implementasi penerapan teknologi informasi di Bagian Administrasi Akademik UNWIM.
Adapun yang menjadi permasalahan pokok pada Bagian Administrasi Akademik UNWIM adalah :
Belum tersusunnya sistem pelayanan teknologi informasi dan komunikasi di lingkungan Universitas Winaya Mukti.
Belum terselenggaranya sistem jaringan LAN beserta perangkat komputer yang diperlukan.
Kapasitas kelembagaan pusat pelayanan teknologi informasi dan komunikasi masih rendah.
Belum terselenggaranya pembangunan sistem telekomunikasi kampus yang belum mampu memenuhi untuk jangka waktu yang lama.
Kapasitas ke sambungan jaringan internet global masih rendah.
Belum lengkapnya penyelenggaraan sistem informasi akademik, kepegawaian, keuangan, alumni, serta gedung dan ruang.
BAB II
GAMBARAN KEADAAN SEKARANG
2.1 Gambaran Umum
Sampai saat ini di UNWIM terdapat empat Fakultas yaitu Pertanian, Kehutanan, Teknik dan Ekonomi. Sebelum Badan Pengelola UNWIM yaitu Yayasan Tri Dharma Yasa pada tahun 1975 yang merupakan dasar pengembangan UNWIM yaitu dengan rumusannya UNWIM merupakan lembaga pendidikan dan lembaga ilmu pengetahuan dan teknologi serta seni. Kemudian terjadi perubahan pengelolaan oleh Gubernur Jawa Barat dan menugaskan Pengurus KORPRI DT. I JABAR untuk mendirikan yayasan untuk mengelola keempat akademi dan kemudian mendirikan yayasan yaitu Yayasan Pendidikan Tinggi Winaya Mukti yang mempunyai arti lingkungan pendidikan yang maju selaras dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi.
2.1. Visi dan Misi
2.1.1. Visi
Visi adalah pandangan atau wawasan jauh kedepan bagaimana situasi, keadaan lingkungan eksternal dan internal yang mempengaruhi serta bagaimana kedudukan Universitas Winaya Mukti. Untuk mengantisipasi tuntutan dan perubahan dan masa depan, maka visi pengembangan Universitas Winaya Mukti adalah menetapkan dan memperkuat landasan kemandirian dan peningkatan kualitas UNWIM dalam menyelenggarakan pendidikan tinggi, pengembangan ilmu pengetahuan dan inovasi teknologi, dengan tetap mempertahankan nilai-nilai luhur bangsa dan keseimbangan lingkungan.
2.1.2. Misi
Adapun misi UNWIM adalah sebagai berikut :
Menyelenggarakan pendidikan tinggi untuk menghasilkan sumber daya manusia yang dicirikan kemandirian, mahir dan terampil dalam menelaah masalah serta berkemampuan mengembnagkan, menerapkan ilmu pengetahuan, teknologi dan seni yang dilandasi keimanan dan ketakwaan.
Mengembangkan ilmu pengetahuan, teknologi dan seni untuk kesejahteraan mat manusia, khususnya masyarakat indonesia, baik di tingkat lokal, regional maupun nasional.
Mengembangkan dan menjaga kemantapan lingkungan dalam rangka menghindari benturan kehidupan modern yang dapat mengganggu keseimbangan ekologi dan lingkungan.
Senantiasa mengembangkan dan menerapkan prinsip kelembagaan manajemen yang modern yang berorientasi pada mutu profesionalisme dan keterbukaan sehingga mampu bersaing.
Peningkatan pelaksanaan pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat memerlukan sumber daya manusia UNWIM yang semakin handal. Peningkatan kemampuan tenaga pengajar (dosen) dilakukan melalui pendidikan lanjut di dalam maupun di luar negeri untuk bidang strategis bagi pengembangan ilmu pengetahuan, teknologi dan seni. Pelatihan keterampilan dalam penanganan tugas operasional, perlu dilakukan untuk meningkatkan kemampuan pegawai administrasi dan teknik, selain pendidikan formal yang yang sesuai dengan bidangnya. Kaderisasi dilakukan secara terencana, menuju terselenggaranya kegiatan penunjang yang mantap dan efesien. Pengangkatan pegawai perlu memperoleh pertimbangan yang ketat, dan dikaitkan dengan efisiensi pelaksanaan pekerjaan.
2.2. Tugas Pokok Dan Fungsi Bidang Administrasi
Bagian administrasi akademik adalah unsur pembantu pimpinan di bidang pelaksana administrasi akademik yang dipimpin oleh seorang kepala, berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Dekan, serta pembinaan sehari-hari dilakukan oleh Pembantu Dekan I.
Bagian administrasi akademik mempunyai tugas melaksanakan pelayanan teknis dan administratif di bidang akademik pada Fakultas Ekonomi UNWIM. Untuk menyelenggarakan tugas tersebut Bagian Administrasi Akademik mempunyai fungsi :
Pelaksanaan Administrasi Pendidikan
Pelaksanaan administrasi tenaga pendidikan
Bagian administrasi pendidikan terdiri dari :
Sub Bagian Administrasi Pendidikan, yang tugasnya melakukan administrasi pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.
Sub Bagian Tenaga Pendidikan, mempunyai tugas melakukan urusan dan administrasi tenaga kependidikan.
2.3. Tujuan dan Sasaran
Rencana Induk Pembangunan Universitas Winaya Mukti memuat prinsip-prinsip pengembangan UNWIM yang merupakan arah strategis pengembangan UNWIM sekaligus cerminannya dalam berbagai arah yang diperlukan.
Rencana Induk Pengembangan Universitas Winaya Mukti disusun untuk dijadikan dasar merumuskan kegiatan-kegiatan dalam upaya meningkatkan pelaksanaan Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu Pendidikan, Penelitian dan Pengabdian kepada masyarakat, sehingga dapat diharapkan dapat mewujudkan kehidupan akademik dan masyarakat kampus yang sehat, dinamis, kreatif, maju dan mandiri, seraya menjunjung tinggi nilai-nilai luhur Pancasila sehingga mampu berkembang menjawab tantangan jaman.
BAB III
GAMBARAN KEADAAN YANG DIINGINKAN
3.1. Tujuan, Sasaran, Kebijakan dan Program yang Ingin Ditingkatkan
3.1.1. Tujuan dan Sasaran
Keadaan yang diinginkan adalah keadaan yang lebih baik dari kondisi sebelumnya, dengan terwujudnya penerpeningkatan kualitas kinerja pegawai di Bagian Administrasi Akademik UNWIM. Sasaran sebagai tujuan jangka pendek yang bersifat realistis dan dapat segera dilaksanakan sesuai kemampuan yang dimiliki, yaitu terwujudnya penerapan teknologi informasi yang baik di bagian Administrasi Akademik. Adapun indikator sasaran yang ditetapkan adalah terselenggaranya sistem informasi manajemen yang menjamin terlaksananya perencanaan dan manajemen keuangan, SDM, sarana prasarana secara efektif dan efisien, yang meliputi:
Sistem Akuntansi dan Sistem informasi Kepegawaian UNWIM.
Sistem informasi Akademik UNWIM dan sistem informasi Gedung dan Ruang.
Sistem informasi Alumni UNWIM dan Kemahasiswaan
3.1.2. Kebijakan
Kebijakan pada gambaran keadaan yang diinginkan adalah peningkatan kualitas kinerja dari kondisi yang ada, yaitu:
Meningkatnya kinerja pegawai di bidang administrasi akademik di Universitas Winaya Mukti;
Terwujudnya penerapan teknologi informasi di bagian Administrasi Akademik UNWIM.
3.1.3. Program yang Ingin Ditingkatkan
Untuk mempercepat tercapainya tujuan dan sasaran yang diinginkan di dalam mewujudkan penerapan teknologi informasi di bagian administrasi akademik UNWIM, maka perlu dairahkan kepada dua sasaran utama yaitu sebagai berikut :
Peningkatkan kapasitas layanan informasi melalui pemanfaatan teknologi informasi yang memadai,
Peningkatkan kinerja layanan publik yang memberikan akses yang luas terhadap mahasiswa, pegawai dan dosen serta masyarakat.
Pengembangan kemampuan pegawai di bidang teknologi informasi
Pengembangan Sumber daya manusia dilakukan dengan hal-hal sebagai berikut:
Peningkatan kapasitas pegawai melalui pengembangan pendidikan di bidang teknologi informasi.
Melakukan koordinasi dan kerjasama dengan instansi terkait dan mitra kerja;
3.1.4. Tingkat Capaian Kinerja yang Diinginkan
Untuk mengukur dan mengetahui tingkat capaian kinerja yang diinginkan, harus diurut mulai dari tujuan dan sasaran yang spesifik, dan cara mencapai tujuan dan sasaran. Untuk lebih jelasnya rencana stratejik tingkat kinerja yang diinginkan adalah :
Tersusunnya arsitektur sistem pelayanan informasi yang baik di bidang Administrasi Akademiki di Unwim.
Terselenggaranya sistem jaringan LAN beserta perangkat komputer yang diperlukan.
Meningkatnya kapasitas kelembagaan pusat pelayanan teknologi informasi dan komunikasi.
Terselenggaranya pembangunan sistem telekomunikasi kampus dengan menggunakan teknologi yang mampu memenuhi kebutuhan telekomunikasi pada masa 20 tahun ke depan.
Meningkatnya kapasitas ke sambungan jaringan internet global dari 1.5 Mbps pada 2002 dan mencapai standard akses Asia paling lambat pada 2007.
Tersedianya perangkat keras penyelenggaraan sistem informasi akademik, kepegawaian, keuangan, alumni, serta gedung dan ruang.
BAB IV
ANALISIS LINGKUNGAN STRATEGIS DAN RENCANA KERJA
Identifikasi Kekuatan, Kelemahan, Peluang dan Ancaman (SWOT)
Seperti yang telah diuraikan dalam Bab II yaitu mengenai keadaan sekarang serta pada Bab III mengenai keadaan yang diinginkan terlihat adanya kesenjangan antara kondisi saat ini dengan kondisi yang diinginkan, yang mengakibatkan belum optimalnya penerapan teknologi informasi yang pada akhirnya menghambat proses pelayanan adaministrasi di Bagian Adminisrasi Akedemik UNWIM. Dari hasil identifikasi terhadap masalah utama tersebut disebabkan oleh beberapa masalah pokok, yaitu :
Faktor Internal :
Strength (kekuatan)
a. Adanya jumlah pegawai yang memadai;
b. Adanya dukungan pimpinan;
Weaknesses (Kelemahan)
Kurangnya pembinaan
Kemampuan berkomunikasi yang masih rendah.
Infrastruktur telekomunikasi di bagian Administrasi Akademik yang masih terbatas.
Faktor Eksternal
Opportunities (peluang)
Kebutuhan informasi yang masih sangat besar, baik untuk kebutuhan di dalam kampus dan masyarakat umum.
Kebutuhan pelayanan informasi bagi masyarakat luas yang belum terpenuhi.
Threats (Ancaman)
Kebutuhan materi pegawai tidak mencukupi
Universitas lain memiliki sumberdaya manusia yang lebih maju, sehingga akses informasi pendidikan ke masyarakat luas dapat lebih diketahui.
4.2. Memilih dan Menetapkan Faktor Kunci Keberhasilan
Rumusan strategi yang ditetapkan dari hasil analisis SWOT dari strategi faktor internal dan eksternal, maka ditetapkan 4 strategi penentu, yaitu :
Mempertahankan dan mengembangkan strategi peningkatan kinerja organisasi melalui peningkatan dan pengembangan internal sumberdaya manusia.
Tingkatkan pembinaan pimpinan kepada bawahan untuk mengimplementasikan penerapan teknologi informasi yang baik
2. Rencana Kerja Sasaran
Adapun rencana kerja sasaran adalah dengan membuat kebijakan yaitu meningkatkan kedisiplinan agar kinerja pegawai meningkat melalui program pengembangan Terselenggaranya akses teknologi informasi dan komunikasi yang sesuai dengan kemajuan teknologi bagi kalangan sivitas akademika UNWIM. Sasaran ini mencakup:
Tersusunnya arsitektur sistem pelayanan teknologi informasi dan komunikasi di lingkungan universitas Winaya Mukti.
Terselenggaranya sistem jaringan LAN beserta perangkat komputer yang diperlukan.
Meningkatnya kapasitas kelembagaan pusat pelayanan teknologi informasi dan komunikasi.
Terselenggaranya pembangunan sistem telekomunikasi kampus dengan menggunaka teknologi pita lebar (broadband technology) yang mampumemenuhi kebutuhan telekomunikasi pada masa 20 tahun ke depan.
Meningkatnya kapasitas ke sambungan jaringan internet global dari 1.5 Mbps pada 2002 dan mencapai standard akses Asia paling lambat pada 2007.
Tersedianya perangkat keras penyelenggaraan sistem informasi akademik, kepegawaian, keuangan, alumni, serta gedung dan ruang.
4.4. Strategi dan Rencana Kegiatan
Setelah diketahui rumusan strategi dan rencana kerja sasaran, perlu diambil langkah-langkah untuk menyusun strategi dan rencana kegiatan.
4.4.1. Strategi
Strategi merupakan rencana yang mencakup upaya-upaya menyeluruh dan terintegrasi untuk mengoperasionalkan tujuan dan sasaran melalui penetapan kebijakan dan program kegiatan dengan memperhatikan berbagai kondisi lingkungan internal dan eksternal pada Bidang Administrasi Akademik Fakultas Ekonomi UNWIM. Dengan memperhatikan hasil dari analisa SWOT dilakukan tahap-tahap penyusunan strategi sebagai berikut :
a. Kebijakan Operasional
Kebijakan yang ditetapkan dari hasil analisis SWOT dari strategi faktor internal dan eksternal adalah :
Mempertahankan dan mengembangkan strategi peningkatan kinerja organisasi melalui peningkatan dan pengembangan internal sumberdaya manusia.
Tingkatkan pembinaan pimpinan kepada bawahan dalam mengimplementasikan teknologi informasi.
b. Program-program
Program-program disusun berdasarkan kebijakan operasional yang telah ditetapkan melalui :
Menyusun pedoman/rencana kerja
Monitoring pelaksanaan kegiatan dan meminta laporan
Memberikan petunjuk dan saran
Mengevaluasi, yaitu dengan mengumpulkan informasi mengenai pemahaman pegawai dalam penerapan teknologi informasi pekerjaan.
Tindak lanjut korektif, baik melalui pemberian teguran, pemberian penghargaan (insentif) dan pemberian kesempatan bagi pegawai untuk mengikuti pendidikan.
2. Rencana Kegiatan
Keberhasilan pelaksanaan kegiatan didukung adanya perencanaan dilanjutkan dengan pengorganisasian, pelaksanaan dengan pengawasan yang benar. Untuk itu diperlukan suatu kegiatan yang terpadu yang akan melibatkan sejumlah personil dalam satu tim kerja, kegiatan tersusun dalam bentuk Rencana Kinerja Tahunan
Penetapan tolok ukur keberhasilan kinerja dilakukan dengan Sistem Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintahan (AKIP), yang menerapkan indikator-indokator dan tidak hanya mengukur tingkat penyerapan sumberdaya, akan tetapi kesesuaian antara sumberdaya yang diserap dengan hasil yang hendak dicapai sesuai rencana. Dengan demikian seluruh sumberdaya akan dapat dimanfaatkan dengan berhasil dan berdaya guna secara efektif dan efisien.
Sistem Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (AKIP) mengelompokkan indikator kinerja sebagai berikut :
Indikator masukan (inputs), adalah segala sesuatu yang digunakan dalam pelaksanaan kegiatan agar menghasilkan keluaran.
Indikator keluaran (outputs) adalah segala sesuatu yang diharapkan langsung dapat diperoleh/dicapai dari suatu kegiatan, baik kegiatan yang berupa fisik maupun non fisik.
Indikator manfaat (benefits) adalah manfaat yang diperoleh dari suatu kegiatan.
Indikator dampak (impact) adalah pengaruh atau akibat yang ditimbulkan oleh manfaat suatu kegiatan, baik dampak positif maupun negatif.
BAB V
PENUTUP
Untuk meningkatkan kinerja pegawai perlu diambil beberapa kebijakan, yaitu mempertahankan dan mengembangkan strategi peningkatan kinerja organisasi melalui peningkatan dan pemahaman dalam penerapan teknologi informasi sumberdaya manusia dan meningkatkan pembinaan pimpinan kepada bawah dalam hal penerapan teknologi informasi.
Kendala yang dihadapi dalam pelaksanaan program kegiatan pembinaan perlu diantisipasi dengan melakukan rapat koordinasi dengan instansi terkait serta memaksimalkan pegawai yang ada sehingga rencana pengimplementasian teknologi informasi di bidang administrasi akademik dapat terwujud secepat mungkin.
DAFTAR PUSTAKA
Hutapea, Aris, Teknik Analisis Manajemen Dalam Pemecahan Masalah dan Pengambilan Keputusan (PMPK), PKDA I LAN Bandung, Bandung 2001.
Suparman Adiwijaya dan Napitupulu. 2004. Kertas Kerja Perorangan (KKP) Bahan Ajar Diklatpim Tingkat III. Lembaga Administrasi Negara, Jakarta.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar